Las claves para elegir el venue perfecto para tu evento, con todos los factores que debes considerar y consejos prácticos para evitar errores.
Cómo elegir la mejor localización para tu evento corporativo
Elegir la localización adecuada es una de las decisiones más importantes al organizar un evento. Afecta a la experiencia de los asistentes, la logística, el presupuesto y, en última instancia, al éxito del evento. Un lugar mal elegido puede generar problemas de accesibilidad, una experiencia incómoda o un impacto negativo en la percepción de la marca.
En esta guía, te explicamos paso a paso cómo seleccionar el venue perfecto para tu evento corporativo, considerando todos los factores clave y evitando errores comunes.
Define el tipo de evento antes de buscar
No todos los espacios son adecuados para cualquier tipo de evento. Antes de comenzar la búsqueda, es fundamental definir el objetivo y el formato del encuentro.
Algunos ejemplos de eventos y sus requerimientos más comunes:
- Conferencias y congresos: Se requieren espacios con capacidad para grandes audiencias, buena acústica, equipamiento audiovisual y opciones de catering.
- Afterworks y networking: Son ideales venues más informales, como rooftops, bares privados o espacios con áreas de socialización.
- Cenas y galas corporativas: Deben contar con un ambiente elegante, servicio de catering de calidad y un espacio cómodo para la interacción.
- Team buildings y eventos al aire libre: Espacios con zonas verdes, fincas privadas o venues con actividades integradas.
Para una mejor planificación, antes de comenzar la búsqueda define estos puntos clave:
- ¿Cuál es el objetivo principal del evento?
- ¿Cuántos asistentes se esperan?
- ¿Se requiere un espacio céntrico o es viable trasladar a los asistentes fuera de la ciudad?
- ¿Cuáles son los requisitos imprescindibles en términos de tecnología, accesibilidad y servicios adicionales?
Ubicación y accesibilidad
La localización es determinante en la asistencia y comodidad de los invitados. Un espacio atractivo pero difícil de alcanzar puede reducir la asistencia y generar inconvenientes logísticos.
Factores clave a considerar:
- Proximidad a transporte público: Es fundamental en ciudades grandes como Madrid o Barcelona.
- Disponibilidad de aparcamiento: Si los asistentes llegan en coche, un espacio sin opciones de estacionamiento será un problema.
- Accesibilidad para personas con movilidad reducida: Verificar que el espacio cuente con las condiciones necesarias.
- Distancia desde aeropuertos o estaciones de tren: Especialmente relevante si el evento tiene invitados de otras ciudades.
Para garantizar una buena accesibilidad, es recomendable visitar el lugar antes de reservar y comprobar aspectos como el tráfico en la zona, los horarios de mayor afluencia y la facilidad de acceso para los invitados.
Capacidad y distribución del espacio
Un error común es elegir un espacio que no se adapta bien al número de asistentes. Un venue demasiado grande puede dar la sensación de que el evento está vacío, mientras que uno demasiado pequeño será incómodo y poco funcional.
Aspectos clave a evaluar:
- Capacidad del espacio: Preguntar por la capacidad real con diferentes tipos de montaje (teatro, cóctel, mesas redondas).
- Flexibilidad en la distribución: Algunos eventos requieren distintas configuraciones durante la jornada, como áreas para presentaciones y networking.
- Zonas de descanso y circulación: Espacios cómodos para el flujo de personas, especialmente en eventos con largas jornadas.
Una visita previa permitirá comprobar si el espacio se adapta bien a la dinámica del evento y si hay posibilidades de ajustes en la distribución.
Servicios Incluidos y Equipamiento Disponible
No todos los espacios incluyen los mismos servicios. Algunos venues ofrecen paquetes con equipamiento y catering, mientras que otros requieren contratar proveedores externos.
Servicios a considerar:
- Audiovisuales: Pantallas, proyectores, micrófonos y sistema de sonido adecuado.
- Conectividad: Wi-Fi estable con capacidad suficiente para el número de asistentes.
- Mobiliario y decoración: Sillas, mesas, iluminación y elementos decorativos incluidos o de alquiler adicional.
- Catering: Comida y bebida, restricciones de proveedores externos o servicios internos del venue.
- Personal de apoyo: Azafatos, técnicos audiovisuales, personal de seguridad o personal de limpieza.
Contar con un espacio que ya incluya estos servicios puede optimizar el presupuesto y evitar problemas logísticos adicionales.
Presupuesto y Costes Ocultos
El alquiler del venue puede representar entre un 30 % y un 50 % del presupuesto total del evento. Sin embargo, existen costes adicionales que deben considerarse para evitar desviaciones presupuestarias.
Aspectos a evaluar:
- Alquiler del espacio: Tarifas por hora o jornada completa.
- Coste del catering: Si está incluido o debe contratarse aparte.
- Gastos de producción: Alquiler de equipos de sonido, iluminación, escenario o montaje especial.
- Gastos de logística: Transporte de asistentes, contratación de personal adicional.
Un error común es comparar únicamente los precios del alquiler del espacio sin considerar estos extras. Para optimizar el presupuesto, es recomendable seleccionar venues que incluyan la mayor cantidad de servicios posible dentro del precio base.
Cláusulas del Contrato y Condiciones de Reserva
Antes de cerrar la reserva, es fundamental revisar el contrato del venue para evitar sorpresas desagradables.
Puntos clave a revisar:
- Política de cancelación: Condiciones para modificar o cancelar la reserva sin penalización.
- Horario de uso del espacio: Posibilidad de ampliar horas sin sobrecoste.
- Regulaciones del venue: Restricciones en volumen de música, decoración, catering o proveedores externos.
- Condiciones de pago: Forma de pago, depósitos previos y fechas de vencimiento.
Es recomendable solicitar un contrato detallado donde se reflejen todas las condiciones para evitar imprevistos.
Dónde Encontrar la Localización Ideal para un Evento
En lugar de contactar con múltiples venues y esperar respuestas, utilizar plataformas especializadas facilita el proceso y permite comparar opciones de manera más rápida.
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Ventajas de utilizar Spathios:
- Acceso a un catálogo de espacios filtrados por tipo de evento, capacidad y servicios.
- Posibilidad de recibir propuestas personalizadas en menos de 48 horas.
- Reservas directas con condiciones claras y sin intermediarios innecesarios.
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Conclusión
Elegir la localización ideal para un evento requiere planificación y un análisis detallado de las necesidades del evento y las opciones disponibles. Factores como la ubicación, capacidad, servicios, presupuesto y condiciones de reserva juegan un papel clave en el éxito del evento.
Utilizar herramientas especializadas como Spatios permite optimizar este proceso y encontrar el espacio adecuado sin invertir semanas en búsquedas y comparaciones.
Si tienes un evento próximo, empieza ahora a buscar la mejor localización y garantiza una experiencia excepcional para todos los asistentes.
