Planificación de eventos de próxima generación: Cómo ahorrar tiempo con la tecnología en 2024

Es hora de dejar de reinventar la rueda. En un sector donde la eficiencia es clave, los planificadores de eventos que te han precedido han desarrollado procesos para organizar como un profesional, para que no tengas que hacerlo desde cero.

Sin embargo, estas mejores prácticas no son inmutables. Las recientes innovaciones en tecnología para eventos y la inteligencia artificial generativa están impulsando a los profesionales de Reuniones y Eventos a replantear su flujo de trabajo.

Estamos desglosando los mejores consejos para ahorrar tiempo como planificador de eventos, tanto con como sin tecnología.

Comunicación

Contar con un centro único para colaborar con tus stakeholders internos y proveedores externos es un gran punto de partida.

• Elige una plataforma que permita la colaboración entre todos los involucrados.
• Define líneas de comunicación claras para evitar malentendidos o información duplicada.
• Crea un sistema para categorizar chats por evento.
• Considera herramientas que almacenen archivos relevantes en los chats, para que nunca pierdas información.
• Automatiza la programación y asignación de tareas a los colaboradores.

💡 MeetReal centraliza la comunicación y la documentación en una única plataforma.

Sourcing

El sourcing consiste en encontrar la mejor opción en el menor tiempo posible. La mejor opción es aquella que cumple o supera tus necesidades al costo más eficiente. Pero es difícil comparar cuando todo está disperso en internet y requiere entrada manual de datos.

• Define claramente tus necesidades para cada categoría de proveedores.
• Busca aproximadamente tres opciones por categoría.
• Explora opciones de tecnología para eventos que incluyan marketplaces con una gran variedad de proveedores.
• Utiliza plataformas con tiempos de respuesta rápidos para evitar estar siempre esperando respuestas de proveedores.
• Si está disponible, realiza tours virtuales de los lugares para tener una mejor idea de qué esperar en persona.

💡 MeetReal automatiza el sourcing con IA y ofrece tiempos de respuesta líderes en la industria.

Negociación

Una prioridad clave para los planificadores de eventos es conseguir el mejor precio. Pero no es recomendable buscar a ciegas.

• Verifica si tu empresa tiene visibilidad sobre acuerdos previos.
• Crea un sistema estandarizado para organizar la información de los proveedores y comparar opciones de manera rápida.
• Lleva un registro de los proveedores con los que has trabajado para aprovechar acuerdos anteriores.

💡 MeetReal ofrece una herramienta de comparación que estandariza las cotizaciones de proveedores lado a lado.

Gestión de invitados

Esta parte del proceso de planificación puede ser un gran desafío, especialmente con los cambios de última hora y las múltiples solicitudes de los asistentes.

• Considera enviar solicitudes preliminares de confirmación (RSVP) antes de comenzar la planificación para conocer realmente lo que quieren y necesitan tus asistentes.
• Crea un mini-sitio web personalizado para que los asistentes puedan ver los detalles del evento.
• Usa una plataforma que rastree automáticamente los datos de los asistentes para evitar la entrada manual de datos.
• Considera herramientas que automaticen la creación de sitios web e invitaciones para el evento, con capacidades de personalización.

💡 MeetReal ha lanzado una suite de funciones para la gestión de invitados, que incluye RSVP con creación automática de sitios web.

Pagos

Las empresas suelen tener políticas de pago específicas que no siempre se alinean con las de los proveedores. Hay dos soluciones:

• Asegúrate de acordar los métodos de pago antes de firmar con un proveedor.
• Usa una plataforma que se encargue de los pagos a proveedores.
• Centraliza los gastos para limitar la persecución de facturas.

💡 Los planificadores que pagan a través de MeetReal no tienen que adaptarse a las políticas de los proveedores, pueden pagar según sus necesidades y hacer seguimiento de los gastos en un solo lugar.

Toma de decisiones

Los análisis de datos en tiempo real ayudan a tomar decisiones más rápidas y fundamentadas. Pero esto solo es posible cuando la información, como los gastos, datos de los asistentes y seguimiento del presupuesto, está centralizada.

• Optimiza la planificación de tus eventos para evitar la pérdida de datos.
• Usa herramientas que automaticen el análisis de datos.
• Aprovecha los datos para tomar decisiones confiables en futuras planificaciones.

💡 MeetReal admite la planificación de eventos de principio a fin, permitiendo reportes en tiempo real y ayudando a los usuarios a aprovechar los insights de sus datos.

En un mundo donde todos están organizando eventos, los mismos procesos se construyen desde cero con demasiada frecuencia. Pero en una industria donde los profesionales han perfeccionado el proceso, vale la pena observar cómo otros optimizan a nivel empresarial.

A lo largo de los años, la tecnología para eventos se ha convertido en el fiel compañero de los planificadores, tanto nuevos como experimentados. Y con el tiempo, seguirá siendo más centralizada y optimizada, liberando a los planificadores para esfuerzos más estratégicos.